Salud y Desplazamiento (English)

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GUIA DE REFERENCIA

POBLACION DESPLAZADA

MODELO DE UN SISTEMA DE RECOLECCION Y CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL SEGUIMIENTO DE LOS CONVENIOS DE ATENCIÓN EN SALUD PARA LA POBLACIÓN DESPLAZADA

(IPS – Carga con RIPS)

Cali, Enero de 2006.

INTRODUCCION

Esta es una herramienta informática desarrollada en Excel bajo Windows preparada para hacer el registro y la notificación de la prestación de servicios de salud a la población desplazada por la violencia y cuyos objetivos primordiales son dos:

  • hacer una auditoria y un seguimiento a la rendición de cuentas de los convenios firmados entre la dirección local de salud y las instituciones, y  en segundo lugar,
  • obtener un grupo de reportes descriptivos respecto de la prestación de servicios y de la caracterización de grupo de población  desplazada atendido, para inducir a los análisis de ejecución y posteriormente realizar la planeación de asignación de recursos en función de las necesidades resultante de esta caracterización.

Esta es la tercera versión de la herramienta que permite la recolección de información en las instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS-ESE) por intermedio de los RIPS generados como soporte al proceso de facturación.

Las variables escogidas para ser registradas, procesadas y analizadas por esta herramienta corresponden exclusivamente a las contenidas por los RIPS y a las necesarias para conseguir y completar la información que permite generar tanto las cuentas de cobro como las matrices de seguimiento definidas por el Ministerio de la Protección Social para este proceso.

Funcionalmente, la herramienta despliega dentro del área de trabajo del computador un ambiente de pantallas tipo WEB (similar al de Internet con hipervinculación), que permiten al usuario la “navegación” dentro de los distintos menús de direccionamiento para la escogencia de los reportes de seguimiento, el ajuste de valores que puedan tomar las diferentes variables, y selección de las diferentes funcionalidades de las cuales se dispone en el aplicativo.

Filosóficamente se trata de cargar e incorporar los RIPS a una base de datos desde la cual se hace el ejercicio de cálculo y análisis. Mediante un sistema de filtros lógicos de programación y la validación contra tablas internas se ha logrado incorporar un buen nivel de garantía de la calidad, homogeneidad y consistencia de los datos que se utilizan en el sistema. De la misma manera, la incorporación de macros permite la automatización de las funciones del sistema.

El manual desarrollado en esta guía corresponde a la versión de una IPS.


PROCESO DE INSTALACION

Verifique que su equipo cumple con las especificaciones técnicas especificadas en el final de este documento (ESPECIFICACIONES TECNICAS DEL APLICATIVO)

Copie toda la carpeta “desplazados” del CD en el disco C: de su equipo y verifique de que las siguientes carpetas y archivos se han copiado:

Carpeta: RIPS

Carpeta: presentaciones PP

GUIA DE REFERENCIA.txt

Manual de auditoria definitivo.txt

directorio.xls

epirips_desplazados.xls

Modelo_ContContAtDesp_epi.xls

PBD_Modelo_ContContAtDesp_epi.xls

Genere un acceso directo desde su escritorio del archivo “Modelo_ContContAtDesp_epi”

Asegúrese que el Excel instalado en su equipo tiene el nivel adecuado de seguridad para permitir que las macros del aplicativo se ejecuten. (Excel: Herramientas / Macro / Seguridad y seleccione en nivel medio o bajo)

Doble clic sobre el icono del acceso directo activara el aplicativo y permitirá acceder a todas las funcionalidades y opciones de la herramienta.

Soporte:

Eduardo Arias Casas

Cra 55 No. 1-85, Casa 75

Telf. 551 9524, Cel. 300 824 5006

earias@emcali.net.co

Cali, Colombia

Nota: verifique y/o actualice dentro del archivo directorio.xls, hoja “tabla” (que se encuentra normalmente oculta), todos los datos correspondientes a las IPS, los números y valores de los contratos, los códigos de habilitación, etc. Es muy importante para la herramienta hacer esta actualización pues en uno de los procesos de validación se hace la verificación de estos datos que deben concordar.


FLUJOGRAMA – Mapa de la Herramienta


PANTALLA INICIAL

Esta pantalla contiene todas las “rutas de direccionamiento” a las funcionalidades del aplicativo. Se denomina “Menú Principal” porque permite el control operativo de la herramienta.

Filosóficamente siempre se utiliza el mismo modelo de navegación por hipervinculacion de las páginas WEB, lo cual facilita su uso y entrenamiento por lo intuitivo

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

DIAGRAMA DEL PROCESO GENERAL

En este diagrama se determina la concepción global del sistema de seguimiento.

Se muestran esquemáticamente las relaciones existentes entre las diferentes instituciones con la DDS y el Ministerio al igual que todos los procesos de ejecución, seguimiento y evaluación para los Convenios de atención en salud a la población desplazada.

PARAMETRIZACIÓN

La “parametrización” comprende el proceso por el cual se puede personalizar el uso del aplicativo a cada una de las instituciones donde se instala; hacer la selección de una IPS sobre la casilla verde traerá automáticamente toda la información referente a la institución. (Esta información ha sido previamente recogida, actualizada y guardada en las tablas internas de la herramienta).

CARGA DE DATOS Y PROCESO DE ANALISIS A PARTIR DE LOS RIPS

La tercera versión de la herramienta que permite la recolección de información en las instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS-ESE) por intermedio de los RIPS generados como soporte es mucho más simple y fácil de utilizar que sus predecesoras.

La fuente de información se obtiene de los archivos planos ASCII de los RIPS, que se supone han sido previamente validados y depurados en la institución y que contienen todos los datos de la atención en salud a la población desplazada correspondiente al grupo de contratos que se analizan. Estos archivos deberán guardarse previamente en la carpeta denominada RIPS de la carpeta C:\desplazados (esto es: C:\desplazados\RIPS)

Nota: asegúrese de que el paquete de RIPS se encuentra completo y validado; igualmente verifique que ha descargado –borrado- los RIPS del periodo anterior. Recuerde que cada análisis se hace por un solo periodo de RIPS (es decir, de frecuencia mensual por cada contrato activo)

Para hacer la carga de los datos, primero haga clic sobre el numeral 2.1 del Menú principal: [Carga e interpretación de RIPS], luego deberá hacer un clic sobre la opción [leer datos] o el icono del disquete que aparece en la pantalla que se abrió después del primer clic:

 


 

Una vez finalizado el proceso de carga de datos (que puede tomar desde unos pocos segundos a algunos minutos dependiendo de la cantidad de datos y velocidad de procesamiento del PC donde se instala la herramienta) se puede iniciar el proceso de revisión y análisis de datos haciendo clic en el [Modulo de Reportes] o en el de [indicadores por usuario].

Observe el Flujograma   o Mapa de la herramienta y/o consulte el Anexo No. 1 de reportes disponibles para ubicar la información que desee habilitar.

BIBLIOTECA DE REFERENCIA

La herramienta, a través de los accesos que se ofrecen en el Módulo complementario deno -minado “Biblioteca de Referencia”, y que además tiene un carácter académico, puede direccionar el control de navegación  hacia otros Submódulos donde el usuario puede encontrar diferentes tipos de documentos tales como:

·         Normatividad

·         Guías para el proceso de Interventoría

·         Presentaciones en Power Point ,

·         Directorio de la red de prestadores

·         Manuales de uso

La navegación sobre estos documentos se hace dando un clic simple sobre cada uno de los títulos:

   

MODULO DE IMPRESION

Hacer un clic sobre el icono de la impresora permite acceder a un modulo que permite la impresión del reporte disponibles en la pantalla. –Cada reporte impreso ocupa una página y será identificado en el extremo inferior derecho con el nombre del reporte, el nombre de la herramienta ( epirips_desplazados ) y la fecha en que se hace la impresión del documento-

Los reportes que dispone el sistema son los siguientes:

1.        Carátula - Resumen de la cantidad de eventos

2.        FACTURACION (archivo AF)

a.        Ejecución – Análisis de Facturación

b.       Detalle de facturación semanal

c.        Detalle de la facturación por concepto de servicios

3.        CONSULTAS (archivo AC)

4.        PROCEDIMIENTOS (archivo AP)

a.        Procedimientos

b.       Procedimientos – 100 primeros eventos - / Tipos de procedimiento

5.        HOSPITALIZACION (archivo AH)

6.        RECIEN NACIDOS (archivo RN)

a.        Recién Nacidos

b.       Correlación: Semanas Gestacionales vs. Peso RN

c.        Distribución Normalizada Pesos RN

7.        MEDICAMENTOS (archivo AM)

a.        Medicamentos (Tipo, valor y valor promedio)

b.       Medicamentos de mayor utilización

8.        OTROS SERVICIOS (archivo AT)

9.        CAUSA EXTERNA

10.    REPORTES DE MORBILIDAD

a.        Morbilidad general (100 primeras causas)

b.       Morbilidad en Consultas (100 primeras causas)

c.        Morbilidad en Urgencias (100 primeras causas)

d.       Morbilidad en Hospitalización (100 primeras causas)

11.    CARACTERIZACIÓN DE LOS USUARIOS

a.        Perfiles de los usuarios

b.       Geo referenciación

c.        Pirámide poblacional / Estructura de capitación

d.       Indicadores por usuario

§          Detalle de usuarios (etnia / discapacidad)

12.    REPORTES OFICIALES

a.        Ficha de evaluación técnico administrativa

b.       Ejecución por grupos et á reos, géneros, actividades de P&P

c.        Cuenta de cobro por la prestación del servicio de salud a desplazado

13.    DETALLE DE LA PRESTACION DE SERVICIOS – PERTINENCIA

a.        Resumen

b.       Consultas

c.        Procedimientos

d.       Urgencias

e.       Medicamentos

f.          Hospitalización

g.       Otros servicios

14.    ACTA DE INSTALACION

(La forma y contenido de cada uno de estos reportes se explica en el Anexo de Reportes)

ESPECIFICACIONES TECNICAS DEL APLICATIVO

Sistema Operacional Windows (Windows 98 en adelante)

Suite de productividad Office (Ver. 2000 en adelante)

Aplicativo Excel, utilizando macros programados en Visual Basic

Procesador mínimo: 233 MHz , 128 MB de RAM

Espacio requerido en DD: Aproximadamente 50 Mb (Incluidos los Programas, la Documentación, el Manual y Base de datos en ceros)

Esta especificación permite que el aplicativo pueda ser ejecutado prácticamente sobre cualquier equipo producido en los últimos 5 años y que tenga instalado el Office 2000 operando bajo Windows

Autoría y Soporte: Ing. Eduardo Arias Casas

earias@emcali.net.co

Telf. 551 9524

Cel . 300 824 5006

Cali, Junio de 2005.


ANEXO No. 1 – REPORTES DISPONIBLES

Carátula – Resumen de la cantidad de eventos

Muestra la cantidad de registros procesados en cada uno de los archivos de los RIPS, igualmente identifica la Institución con su código de habilitación, la fecha de remisión, el número del convenio y la cantidad real de usuarios.

Ejecución – Análisis de Facturación

Este cuadro, despliega el No. y valor total de las facturas procesadas en un periodo específico y el tiempo de retardo en la entrega de los RIPS. Igualmente calcula los promedios de facturación diaria, el valor de las facturas de máximo y mínimo valor e igualmente el valor de la factura promedio; determina los valores y porcentajes de copagos y descuentos –cuando existen-

Nota:

Todas las pantallas de reportes especifican el nombre de la Institución o como mínimo el código de habilitación de la misma.


Detalle de la facturación semanal

Este grafico despliega el comportamiento semanal del valor de la facturación, incluye como referencia en el grafico,  una línea de tendencia y el valor promedio de la facturación diaria.

Su objetivo es el ayudar a identificar o determinar los picos de facturación del periodo analizado –máximos y mínimos- al igual que el de observar las tendencias de comportamiento de facturación.

Detalle de la facturación por concepto de servicios

Este reporte discrimina una a una las facturas generadas, determinando su numero de identificación y valor al igual que el usuario a quien se prestaron los servicios; calcula en forma independiente los valores utilizados por concepto de Consultas, Procedimientos, Medicamentos y Otros Servicios, suma estos valores y los compara contra el valor de la factura determinando si existe o no descuadre entre estas cifras.

Su objetivo es ayudar a los interventores a determinar en que facturas puede haber problemas.

Nota: para el proceso de impresión de este reporte, el usuario debe tener en cuenta la redefinición de la longitud del archivo hasta el número de líneas pertinentes; por default están programadas las 1000 líneas originales que contiene la pantalla que muestra la información.


 

Consultas

Este reporte contiene inductores de análisis (Cuadros, gráficos y cálculos) para las siguientes temáticas que son las variables reportadas en el archivo AC de los RIPS:

·         Finalidad de la consulta,

·         Consultas relacionadas con promoción y prevención,

·         Tipo de diagnostico principal y

·         Causa externa de las Consultas.

Los aspectos de análisis, por su naturaleza, se pueden enfocar a cantidades, valores, promedios o porcentajes en cantidades y valores de cada una de las variables consideradas en las 4 temáticas.


Procedimientos

Este reporte contiene inductores de análisis (Cuadros, gráficos y cálculos) para las siguientes áreas de interés, que son las clasificaciones y variables consideradas por el archivo AP de los RIPS:

·         Ámbito de realización de procedimiento,

·         Finalidad del procedimiento,

·         Personal que atiende y

·         Forma de realización del acto quirúrgico

 

Los enfoques de análisis se pueden referir en cada una de las variables definidas para cada temática, a sus cantidades o porcentajes.


Procedimientos – 100 primeros eventos - / Tipos de procedimiento

En este reporte se clasifican de mayor a menor los procedimientos realizados en el periodo, se especifican el código, la descripción y cantidad de eventos al igual que se hace una caracterización del tipo de procedimientos de acuerdo a su naturaleza.

Hospitalización

Recoge los cuadros correspondientes a las 3 variables de salidas manejadas en el archivo AH de los RIPS:

·   Causa Externa

·   Vía de Ingreso

·   Estado a la salida

Los enfoques de análisis se pueden referir en cada una de las variables definidas para cada temática, en  cantidades o en sus porcentajes.


Recién Nacidos

En este reporte se recogen los inductores de análisis para los siguientes grupos de variables:

  • Control prenatal,
  • Sexo,
  • Edad Gestacional ,
  • y Peso del RN.

Corresponden al archivo RN de los RIPS.

Esta ficha permite además el ingreso a dos gráficos adicionales que ayudan a complementar el análisis:

·         Peso vs. Semanas

·         Dist. Normalizada del peso

Solo basta hacer un clic sobre las teclas [Peso vs. Semanas] o [Distribución Normalizada Pesos RN] de la esquina inferior izquierda de esta pantalla.

Estos 2 últimos gráficos son de origen estadístico y complementan los análisis epidemiológicos.


Medicamentos

Este reporte permite hacer un análisis comparativo entre los medicamentos POS vs. los medicamentos no POS en términos de cantidades y porcentajes de los medicamentos formulados, valores y porcentajes de estos medicamentos y valores promedios de los mismos.

Hacer un clic sobre el icono [Medicamentos de mayor utilización] hace que se despliegue la lista de medicamentos utilizados (Reportados en el archivo AM de los RIPS):

Siempre se hace en términos del nombre genérico del medicamento, las cantidades formuladas y los tipos o categorías de los medicamentos utilizados (Lista Clasificada de mayor a menor uso).


Otros Servicios

Este reporte simplemente hace una relación de las cantidades de “Otros servicios” reportados en el archivo AT de los RIPS que se están analizando:

Causa Externa

El reporte de causa externa tiene como propósito primario, hacer una comparación entre las diferentes causales de ingreso a la Institución (Accidentes de trabajo, Accidentes de transito, etc.), y las tres fuentes de ingreso al sistema de salud (Consulta, Urgencias, Hospitalización).

El cuadro se calcula en términos de cantidades y porcentajes y además se despliegan gráficos para comparar las distintas proporciones en cada una de las vías de ingreso.


Reportes de Morbilidad

Existen 4 tipos de reportes de Morbilidad que se activan haciendo un clic sobre cada uno de los respectivos iconos de la pantalla donde se ha desplegado el menú selector.

  • Morbilidad General (100 causas)
  • Morbilidad en consultas
  • Morbilidad en Hospitalización
  • Morbilidad en Urgencias

El proceso de calcular y desplegar los reportes de estas morbilidades se puede tomar algunos segundos; observe que en el reporte de Morbilidad General se despliegan además las asociaciones con el SIVIGILA (Eventos o patologías que debieron ser reportadas por el sistema de vigilancia en Salud Publica).

Morbilidad General

Morbilidad por Consultas

Morbilidad por Hospitalización

Morbilidad por Urgencias

Caracterización de los Usuarios

Este sub módulo contiene 4 reportes derivados todos del archivo US (de usuarios) de los RIPS, a saber:

  • Perfiles de los usuarios
  • Geo referenciación
  • Pirámide poblacional / Estructura de capitación
  • Indicadores por usuario

Los perfiles de usuarios se grafican en términos de las siguientes variables: Régimen de Seguridad Social, Género, Perfil por zona de procedencia, y el Perfil según los documentos de identidad.

De este reporte se puede saltar al de Geo Referenciación haciendo un clic sobre el icono respectivo [ Geo_referenciación ]

En este reporte se muestra la cantidad de Usuarios x Mpio . de residencia habitual; lo cual significa que con el análisis de estos datos se puede obtener una idea bastante clara de los orígenes del desplazamiento; es evidente que esto es valido siempre y cuando exista una conciencia adecuada en de la calidad del dato en el proceso de la captura y registro de la información.

Pirámide Poblacional / Estructura de Capitación


Indicadores por usuario

Detalle de usuarios (etnia/discapacidad)

Este es un reporte donde además de mostrarse los detalles de cada usuario, permite la captura de la información respecto de la etnia y la discapacidad, variables que no se encuentran disponibles en los archivos de los RIPS.

Es muy importante para hacer la caracterización de la población desplazada obtener la información respecto de la etnia y la discapacidad. Funcionalmente basta ubicarse frente al nombre de cada usuario en las columnas respectivas de etnia y discapacidad; hacer un clic, e inmediatamente se desplegara una lista donde se puede hacer la selección. (Cuando no exista discapacidad se puede dejar en blanco el campo respectivo). Finalizada la actualización haga un clic en el botón de [Registrar etnia / discapacidad].

Nota: para el proceso de impresión de este reporte, el usuario debe tener en cuenta la redefinición de la longitud del archivo hasta el número de líneas pertinentes; por default están programadas las 1000 líneas originales que contiene la pantalla que muestra la información.


REPORTES OFICIALES

Se denominan “reportes oficiales” a los siguientes cuadros definidos por el Ministerio de la Protección Social, y cuyos objetivos primarios obedecen a recoger un resumen de todo el proceso:

  • Ficha de evaluación técnica, administrativa y financiera para población desplazada por la violencia
  • Ejecución por grupos etáreos, géneros, actividades de P&P
  • Cuenta de cobro por la prestación del servicio de salud a desplazado

Deberá tenerse en cuenta que en algunos de ellos se han realizado algunas modificaciones para mejorar los contenidos de la información.

Ficha de evaluación técnica, administrativa y financiera

Este reporte, que originalmente se calcula solo a nivel de la consolidación del Departamento, se ha dispuesto para que exprese el resumen de ejecución de una IPS específica; se le han suprimido líneas en el numeral 2 y el cálculo de discapacidades se ha modificado en términos de obtener cantidades y porcentajes.

Ejecución por grupos etareos , géneros, actividades de P&P

El cuadro original fue modificado para incluir el resumen de las ejecuciones respecto de la natalidad (Recién Nacido) y de la mortalidad (vía Hospitalización)

Cuenta de cobro por la prestación del servicio


La herramienta permite hacer una selección de usuario, a esta persona se le calcula la cuenta de cobro y existe la posibilidad de ordenar la impresión de esta cuenta (como en cualquiera de los reportes de salida del aplicativo).

Observe los siguientes cambios que se han implementado en el reporte:

  • Datos sobre la atención medica:
  • Referencia: no se utiliza el dato de la remisión (no existe en la fuente –RIPS-)
  • Descripción de los servicios: se hace en términos del modelo de los RIPS

DETALLE DE LA PRESTACION DE SERVICIOS – PERTINENCIA

Sobre la pantalla donde se despliega la cuenta de cobro, con el icono [Detalles de atención / Pertinencia], se ofrece la posibilidad de saltar a otro Modulo donde se encuentra el direccionamiento a las pantallas donde se realiza la auditoria medica y el seguimiento detallado de la prestación de servicios individual

Hacer un clic sobre el nombre de cada uno de los servicios enruta el control de la herramienta a los sitios donde se realiza la auditoria de pertinencia de cada uno de los diagnósticos vs. la edad y el género del usuario atendido; igualmente se hace el despliegue detallado de cada uno de los servicios:

Consultas

Procedimientos

Urgencias


Medicamentos

Hospitalización

Otros Servicios


Acta de Instalación

Corresponde al documento donde se deja constancia de los detalles del proceso de instalación de la herramienta en cada una de las Instituciones donde existe contrato de atención en salud a la población desplazada.

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