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¿Qué es SUMA?

El Proyecto Sistema de Manejo Integral de Suministros Humanitarios (SUMA), inició en 1992 como un esfuerzo colectivo de los países de América Latina y el Caribe que, con el auspicio de la Organización Panamericana de la Salud, Oficina Regional de la Organización Mundial de la Salud, desarrollado con el apoyo financiero del gobierno de Holanda. Tiene como principal objetivo mejorar la administración de la ayuda humanitaria, fortaleciendo la capacidad nacional para el manejo efectivo de los suministros, logrando con esto que llegue de una manera adecuada y oportuna a la población más afectada. SUMA además es un instrumento para mejorar la transparencia y la rendición de cuentas en la recepción y distribución de los suministros.

 

 
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¿Porqué nace SUMA?

Cuando ocurre un desastre de magnitud importante, la solidaridad nacional e internacional se moviliza y, en cuestión de horas, comienza a llegar al país afectado una gran cantidad de donaciones por diferentes vías. Muchos de estos suministros, mas aun cuando no han sido solicitados, no resultan apropiados o urgentes para atender las necesidades provocadas por la emergencia, y por el contrario, complican la capacidad local de recepción, almacenaje, clasificación, control y distribución de los mismos, consumiendo tiempo y recursos escasos al país afectado

 

 
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¿Para qué sirve SUMA?

SUMA ayuda a administrar los suministros que llegan y clasificarlos desde su punto de ingreso, con el fin de establecer prioridades en la distribución de los mismos a la comunidad, de acuerdo a las necesidades de la población afectada. Mediante este sistema se puede disponer de información del flujo de las donaciones y del tipo y características de los suministros. Ello permite preparar informes para los donantes, las autoridades nacionales, las agencias humanitarias y la prensa sobre suministros recibidos y entregados a áreas afectadas, lo cual es importante para garantizar la eficiencia y transparencia en la gestión de suministros humanitarios.

La metodología SUMA también puede ser usada en tiempos normales para el manejo del inventario de bodega de por ejemplo hospitales, farmacias, centros de salud, etc.

La aplicación de la metodología SUMA se hace mediante un enfoque integral que incluye personal local capacitado, material diseñado para la operación de emergencia y una herramienta electrónica flexible y fácil de usar.

 

 
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¿Cómo funciona?

El sistema está conformado por tres niveles:

  • SUMA CENTRAL

  • Unidad de Campo

  • Modulo de Manejo de Bodegas

SUMA CENTRAL está diseñado para operar en el lugar donde las autoridades nacionales están administrando el desastre o la emergencia.  

En este nivel las principales tareas son:

Definición de los parámetros que utilizarán las Unidades de Campo, tales como: lugares de recepción, directorio de envíos, definición del usuario principal, etc.

Creación de las Unidades de Campo

Incorporación de la información enviada por las Unidades de Campo (Consolidación).

Soporte de consultas o confección de reportes que sirvan de apoyo al proceso de toma de decisiones y promuevan la coordinación interinstitucional.

Mantenimiento de las tablas (listados) del programa.

La UNIDAD DE CAMPO ha sido diseñada para trabajar en los puntos de entrada o lugares de recepción, ya sean fronterizos, puertos marítimos o fluviales y grandes centros de recolección locales (a los cuales llegan los suministros durante la emergencia, tales como: aeropuertos, puestos de acopio, etc.).

Las principales tareas que se realizan en este nivel son:

Separación e identificación mediante etiquetas de los suministros en las categorías de:

URGENTE - DISTRIBUCIÓN INMEDIATA.

Color ROJO.

DISTRIBUCIÓN NO-URGENTE.

Color AZUL.

ARTÍCULOS NO PRIORITARIOS.

Color NEGRO.

  • Clasificación de los suministros en categorías, subcategorías e ítems.

  • Consultas selectivas sobre ítems.

  • Confección de reportes sobre los envíos registrados en esa unidad de campo.

  • Elaboración de recibos de entrega para los destinatarios.

  • Consolidación de datos en disquete, para remitir a SUMA CENTRAL

La Unidad de Campo utiliza formularios manuales, en el caso de que las computadoras fallen o la necesidad de recolección de datos así lo requiera.

El módulo de MANEJO DE BODEGA es una herramienta que registra las entradas y salidas de suministros, entre otras cosas, en los centros de almacenamiento o bodegas. Estas bodegas reciben los suministros y la información en disquetes de las Unidades de Campo y/o del nivel SUMA CENTRAL. Esto permite que las instituciones coordinen internamente el manejo de sus suministros, o en coordinación con otras entidades que trabajan en la emergencia, como podría ser el caso de la asignación de un cargamento de medicamentos propiedad de Cruz Roja al Ministerio de Salud.

Las principales tareas que se desarrollan a este nivel son:

  • Balance de inventario local.

  • Elaboración de reportes de existencias y entregas por diversos parámetros.

  • Seguimiento de inventario de otras bodegas subordinadas

Aparte de estos tres módulos, existe otro modulo, Modulo de Asistencia, que maneja información de suministros antes de su actual llegada al sitio (suministros que están en el “pipeline”). Sirve para hacer seguimiento a las promesas hechas por los donantes y a las necesidades expresadas por el país afectado y luego asignar las promesas a las solicitudes. Este modulo se puede instalar de forma independiente de los otros tres módulos, y es completamente compatible con el software.

 

 
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¿Qué se necesita para instalar SUMA?

Los requerimientos técnicos mínimos para instalar la herramienta electrónica de SUMA son (para Windows 95 o superior):

  • Procesador: 486 o superior

  • RAM: 16Mb

  • Mouse

  • Versión sistema operativo

  • Windows 3x, Windows 95 / 98 o superior

  • Espacio libre en disco duro: 20 Mb mínimo
  • Impresora : cualquier tipo
  • Unidad de disquete flexible: 3.5 pulgadas, 1.44 Mb

 

 
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¿Cómo se organiza y quién opera SUMA cuando ocurre un desastre?

Se inicia con la capacitación de personal local en los países sobre cómo organizar el manejo de los suministros en una emergencia y el uso de la herramienta electrónica (el software) para su clasificación, control y asignación de prioridades. Cuando sucede un desastre, el personal que ha sido formado está en capacidad de instalar y comenzar a operar el sistema, en los diferentes puntos de manejo de los suministros. En eventos de gran magnitud, o en países en dónde no se ha organizado SUMA, un equipo internacional de expertos SUMA podría venir a apoyar el trabajo, siempre con la idea de dar formación a personal local que se haga cargo del manejo del sistema de manera autosuficiente en el menor tiempo posible.

 

 
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¿A quién está dirigida la capacitación sobre el uso del Sistema?

Al personal de los organismos nacionales gubernamentales responsables de la coordinación de las emergencias en los países, así como de las organizaciones públicas, privadas, no gubernamentales y otras que participan o tengan alguna vinculación con los diferentes aspectos de la atención de dichas emergencias. También se incluyen miembros de la comunidad internacional, como agencias de Naciones Unidas y agencias bilaterales.

Es importante tomar en cuenta, en lo posible, a las siguientes instituciones:

  • Defensa Civil/Comisiones o Comités Nacionales de Emergencia

  • Ministerio/Secretaría de Salud

  • Seguridad Social

  • Sanidad Militar/ Policial

  • Sociedad de la Cruz Roja

  • Servicios de Aduanas
  • Relaciones Exteriores
  • Autoridades estatales/provincianas/locales
  • ONG's de gran presencia (como CARE, Visión Mundial, CARITAS, etc.)
  • Agencias de Naciones Unidas, como PNUD, PMA

Los participantes a los cursos serán seleccionados por la institución nacional que organiza el evento. La selección es un factor muy importante para el éxito del curso, ya que una buena selección de personas garantiza un buen nivel de la gente capacitada y que esta misma gente está disponible y comprometida en el momento de una emergencia.

Los participantes a los dos cursos no son necesariamente los mismos. El curso de SMS es para aquellos funcionarios que van a operar las computadoras en el momento del desastre. Por lo tanto, es muy importante que participen los Jefes/Encargados de cómputo de las diferentes instituciones participantes. Para el curso MISE se requieren aquellas personas que toman decisiones logísticas en operaciones, que son administradores de desastres o jefes de almacén o bodega, personas que tienen responsabilidades gerenciales en el manejo logístico de la organización.

En ambos casos, los participantes deben de tener alguna experiencia en el tema.

 

 
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¿Qué se necesita para recibir capacitación?

La promoción y coordinación de SUMA se realiza mediante los organismos de los países relacionados con el tema, tales como los Ministerios de Salud, Comités de Emergencia, la Cruz Roja, etc. Cualquier institución interesada en recibir apoyo en capacitación debe contactar primeramente con la oficina encargada de la administración de desastres del Ministerio de Salud, pero también puede hacerlo con la Representación de la OPS/OMS de su país. El proyecto tiene un especial interés en la participación de los organismos no gubernamentales.

 

 
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¿A quién pertenece la información recopilada por SUMA?

SUMA permite agilizar la información para facilitar la toma de decisiones y toda la información ingresada y procesada mediante el sistema es propiedad del país afectado por medio de las autoridades responsables de la administración de la emergencia

 

 
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¿Ha sido utilizada en alguna emergencia?

Algunas de las principales emergencias en que se ha utilizado SUMA en los últimos años son:

Huracán Luis, Islas del Caribe

1995

Huracán César, Centroamérica

1996

Terremoto de Nazca, Perú

1997

Fenómeno El Niño (ENOS), Perú y Ecuador

1998

Terremoto de Aiquile-Totora, Bolivia

1998

Inundaciones en Chiapas, México

1998

Huracán Georges, República Dominicana

1998

Huracán Mitch, América Central

1998

Terremoto de Armenia, Colombia

1999

Inundaciones, Venezuela

1999

Desastre complejo, Timor del Este

1999

Erupciones volcánicas, Ecuador

2000

Terremotos, El Salvador

2001

Terremoto, Colima Mexico

2002

Incendio Paraguay

2004

Huracan Frances

2004

 

 
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¿Qué versión de SUMA se utiliza actualmente?

Desde su inicio, SUMA ha venido evolucionando en diferentes versiones en una búsqueda constante para satisfacer cada vez más las necesidades expresadas por los usuarios que han puesto a prueba la herramienta en diferentes situaciones de desastre en sus países. La version actual es la nueva versión 5.2a para Windows (95 o superior, compatible con Windows 2000, NT, ME y XP), que ha sido presentada oficialmente en Agosto de 2003.

 

 
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¿Cómo se puede obtener más información?

Para obtener información adicional de SUMA así como manuales, software, informes de operaciones, prácticas etcétera, se puede consultar otras secciones de nuestra página Web, de donde se puede descargar gratuitamente todos estos materiales en su computadora:

http://www.disaster-info.net/SUMA/

Ahora SUMA esta también disponible en un CDROM, que incluye todos los componentes para aprender, enseñar y utilizar el sistema (software, manuales, materiales de capacitación, y materiales de referencia).

Para solicitar este disco u otra información, comunícase con una de las siguientes oficinas:

PROGRAMA DE PREPARATIVOS EN CASOS DE DESASTRE OPS/OMS

525 23rd Street, N.W.

Washington, D.C. 20037-2895, Estados Unidos

Tel.: +1(202)974-3520

Fax: +1(202)775-4578

Correo electrónico: disaster@paho.org / suma@paho.org

 

OFICINA SUBREGIONAL PARA AMERICA DEL SUR DEL PROGRAMA DE PREPARATIVOS PARA CASOS DE DESASTRE

Av. Amazonas 2889 y La Granja, Edificio Naciones Unidas

Quito, Ecuador

Tel.: (593-2) 246-0274 / 246-0277

Fax : (593-2) 225-6174

Correo electrónico: pedecu@ecu.ops-oms.org

 

OFICINA SUBREGIONAL PARA AMERICA CENTRAL DEL PROGRAMA DE PREPARATIVOS PARA CASOS DE DESASTRE

A.P. 3745-1000, San Jose, Costa Rica

Tel.: (506) 224-6395 / 224-6690 / 224-6941

Fax: (506) 224-7758

Correo electrónico: pedcor@racsa.co.cr

 

OFICINA SUBREGIONAL PARA EL CARIBE DEL PROGRAMA DE PREPARATIVOS PARA CASOS DE DESASTRE

P.O. Box N 508

Bridgetown, Barbados W.I.

Tel.: (246) 426-3860

Fax: (246) 436-9779

Correo electrónico: disaster@cpc.paho.org

 

FUNDESUMA

A.P. 114, Plaza Mayor 1225, Costa Rica

Tel.: (506) 296-2898 / 290-1217

Fax : (506) 291-0286

Correo electrónico: funsuma@racsa.co.cr

Internet: http://www.fundesuma.net

 

 
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