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¿Qué
es SUMA?
El Proyecto Sistema
de Manejo Integral de Suministros Humanitarios (SUMA),
inició en 1992 como un esfuerzo colectivo de los
países de América Latina y el Caribe que, con el
auspicio de la Organización Panamericana de la Salud,
Oficina Regional de la Organización Mundial de la
Salud, desarrollado con el apoyo financiero del
gobierno de Holanda. Tiene como principal objetivo
mejorar la administración de la ayuda humanitaria,
fortaleciendo la capacidad nacional para el manejo
efectivo de los suministros, logrando con esto que
llegue de una manera adecuada y oportuna a la población
más afectada. SUMA además es un instrumento para
mejorar la transparencia y la rendición de cuentas
en la recepción y distribución de los suministros.
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¿Porqué
nace SUMA?
Cuando ocurre un
desastre de magnitud importante, la solidaridad
nacional e internacional se moviliza y, en cuestión
de horas, comienza a llegar al país afectado una
gran cantidad de donaciones por diferentes vías.
Muchos de estos suministros, mas aun cuando no han
sido solicitados, no resultan apropiados o urgentes
para atender las necesidades provocadas por la emergencia,
y por el contrario, complican la capacidad local
de recepción, almacenaje, clasificación, control
y distribución de los mismos, consumiendo tiempo
y recursos escasos al país afectado
[Arriba]
¿Para
qué sirve SUMA?
SUMA ayuda a administrar
los suministros que llegan y clasificarlos desde
su punto de ingreso, con el fin de establecer prioridades
en la distribución de los mismos a la comunidad,
de acuerdo a las necesidades de la población afectada.
Mediante este sistema se puede disponer de información
del flujo de las donaciones y del tipo y características
de los suministros. Ello permite preparar informes
para los donantes, las autoridades nacionales, las
agencias humanitarias y la prensa sobre suministros
recibidos y entregados a áreas afectadas, lo cual
es importante para garantizar la eficiencia y transparencia
en la gestión de suministros humanitarios.
La metodología
SUMA también puede ser usada en tiempos normales
para el manejo del inventario de bodega de por ejemplo
hospitales, farmacias, centros de salud, etc.
La aplicación de
la metodología SUMA se hace mediante un enfoque
integral que incluye personal local capacitado,
material diseñado para la operación de emergencia
y una herramienta electrónica flexible y fácil de
usar.
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¿Cómo
funciona?
El sistema está
conformado por tres niveles:
SUMA CENTRAL está
diseñado para operar en el lugar donde las autoridades
nacionales están administrando el desastre o la
emergencia.
En este nivel las
principales tareas son:
Definición de los
parámetros que utilizarán las Unidades de Campo,
tales como: lugares de recepción, directorio de
envíos, definición del usuario principal, etc.
Creación de las
Unidades de Campo
Incorporación de
la información enviada por las Unidades de Campo
(Consolidación).
Soporte de consultas
o confección de reportes que sirvan de apoyo al
proceso de toma de decisiones y promuevan la coordinación
interinstitucional.
Mantenimiento de
las tablas (listados) del programa.
La UNIDAD DE CAMPO
ha sido diseñada para trabajar en los puntos de
entrada o lugares de recepción, ya sean fronterizos,
puertos marítimos o fluviales y grandes centros
de recolección locales (a los cuales llegan los
suministros durante la emergencia, tales como: aeropuertos,
puestos de acopio, etc.).
Las principales
tareas que se realizan en este nivel son:
Separación e identificación
mediante etiquetas de los suministros en las categorías
de:
URGENTE
- DISTRIBUCIÓN INMEDIATA.
Color ROJO.
DISTRIBUCIÓN
NO-URGENTE.
Color AZUL.
ARTÍCULOS NO
PRIORITARIOS.
Color NEGRO.
-
Clasificación
de los suministros en categorías, subcategorías
e ítems.
-
Consultas
selectivas sobre ítems.
-
Confección
de reportes sobre los envíos registrados en
esa unidad de campo.
-
Elaboración
de recibos de entrega para los destinatarios.
-
Consolidación
de datos en disquete, para remitir a SUMA CENTRAL
La Unidad de Campo
utiliza formularios manuales, en el caso de que
las computadoras fallen o la necesidad de recolección
de datos así lo requiera.
El módulo de MANEJO
DE BODEGA es una herramienta que registra las entradas
y salidas de suministros, entre otras cosas, en
los centros de almacenamiento o bodegas. Estas bodegas
reciben los suministros y la información en disquetes
de las Unidades de Campo y/o del nivel SUMA CENTRAL.
Esto permite que las instituciones coordinen internamente
el manejo de sus suministros, o en coordinación
con otras entidades que trabajan en la emergencia,
como podría ser el caso de la asignación de un cargamento
de medicamentos propiedad de Cruz Roja al Ministerio
de Salud.
Las principales
tareas que se desarrollan a este nivel son:
-
Balance de
inventario local.
-
Elaboración
de reportes de existencias y entregas por diversos
parámetros.
-
Seguimiento
de inventario de otras bodegas subordinadas
Aparte de estos
tres módulos, existe otro modulo, Modulo de Asistencia,
que maneja información de suministros antes de su
actual llegada al sitio (suministros que están en
el “pipeline”). Sirve para hacer seguimiento a las
promesas hechas por los donantes y a las necesidades
expresadas por el país afectado y luego asignar
las promesas a las solicitudes. Este modulo se puede
instalar de forma independiente de los otros tres
módulos, y es completamente compatible con el software.
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¿Qué
se necesita para instalar SUMA?
Los requerimientos
técnicos mínimos para instalar la herramienta electrónica
de SUMA son (para Windows 95 o superior):
-
Procesador:
486 o superior
-
RAM: 16Mb
-
Mouse
-
Versión sistema
operativo
-
Windows 3x,
Windows 95 / 98 o superior
- Espacio libre
en disco duro: 20 Mb mínimo
- Impresora
: cualquier tipo
- Unidad de
disquete flexible: 3.5 pulgadas, 1.44 Mb
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¿Cómo
se organiza y quién opera SUMA cuando ocurre un
desastre?
Se inicia con la
capacitación de personal local en los países sobre
cómo organizar el manejo de los suministros en una
emergencia y el uso de la herramienta electrónica
(el software) para su clasificación, control y asignación
de prioridades. Cuando sucede un desastre, el personal
que ha sido formado está en capacidad de instalar
y comenzar a operar el sistema, en los diferentes
puntos de manejo de los suministros. En eventos
de gran magnitud, o en países en dónde no se ha
organizado SUMA, un equipo internacional de expertos
SUMA podría venir a apoyar el trabajo, siempre con
la idea de dar formación a personal local que se
haga cargo del manejo del sistema de manera autosuficiente
en el menor tiempo posible.
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¿A
quién está dirigida la capacitación sobre el uso
del Sistema?
Al personal de
los organismos nacionales gubernamentales responsables
de la coordinación de las emergencias en los países,
así como de las organizaciones públicas, privadas,
no gubernamentales y otras que participan o tengan
alguna vinculación con los diferentes aspectos de
la atención de dichas emergencias. También se incluyen
miembros de la comunidad internacional, como agencias
de Naciones Unidas y agencias bilaterales.
Es importante tomar
en cuenta, en lo posible, a las siguientes instituciones:
-
Defensa Civil/Comisiones
o Comités Nacionales de Emergencia
-
Ministerio/Secretaría
de Salud
-
Seguridad
Social
-
Sanidad Militar/
Policial
-
Sociedad de
la Cruz Roja
- Servicios
de Aduanas
- Relaciones
Exteriores
- Autoridades
estatales/provincianas/locales
- ONG's de gran
presencia (como CARE, Visión Mundial, CARITAS,
etc.)
- Agencias de
Naciones Unidas, como PNUD, PMA
Los participantes
a los cursos serán seleccionados por la institución
nacional que organiza el evento. La selección es
un factor muy importante para el éxito del curso,
ya que una buena selección de personas garantiza
un buen nivel de la gente capacitada y que esta
misma gente está disponible y comprometida en el
momento de una emergencia.
Los participantes
a los dos cursos no son necesariamente los mismos.
El curso de SMS es para aquellos funcionarios que
van a operar las computadoras en el momento del
desastre. Por lo tanto, es muy importante que participen
los Jefes/Encargados de cómputo de las diferentes
instituciones participantes. Para el curso MISE
se requieren aquellas personas que toman decisiones
logísticas en operaciones, que son administradores
de desastres o jefes de almacén o bodega, personas
que tienen responsabilidades gerenciales en el manejo
logístico de la organización.
En ambos casos,
los participantes deben de tener alguna experiencia
en el tema.
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¿Qué
se necesita para recibir capacitación?
La promoción y
coordinación de SUMA se realiza mediante los organismos
de los países relacionados con el tema, tales como
los Ministerios de Salud, Comités de Emergencia,
la Cruz Roja, etc. Cualquier institución interesada
en recibir apoyo en capacitación debe contactar
primeramente con la oficina encargada de la administración
de desastres del Ministerio de Salud, pero también
puede hacerlo con la Representación de la OPS/OMS
de su país. El proyecto tiene un especial interés
en la participación de los organismos no gubernamentales.
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¿A
quién pertenece la información recopilada por SUMA?
SUMA permite agilizar
la información para facilitar la toma de decisiones
y toda la información ingresada y procesada mediante
el sistema es propiedad del país afectado por medio
de las autoridades responsables de la administración
de la emergencia
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¿Ha
sido utilizada en alguna emergencia?
Algunas de las principales emergencias en que se ha utilizado SUMA en los
últimos años son:
|
Huracán Luis, Islas del
Caribe |
1995 |
|
Huracán César, Centroamérica |
1996 |
|
Terremoto de Nazca, Perú |
1997 |
|
Fenómeno El Niño (ENOS), Perú y Ecuador |
1998 |
|
Terremoto de Aiquile-Totora, Bolivia |
1998 |
|
Inundaciones en Chiapas, México |
1998 |
|
Huracán Georges, República Dominicana |
1998 |
|
Huracán Mitch, América Central |
1998 |
|
Terremoto de Armenia, Colombia |
1999 |
|
Inundaciones, Venezuela |
1999 |
|
Desastre complejo, Timor del Este |
1999 |
|
Erupciones volcánicas, Ecuador |
2000 |
|
Terremotos, El Salvador |
2001 |
|
Terremoto, Colima Mexico |
2002 |
|
Incendio Paraguay |
2004 |
|
Huracan Frances |
2004 |
[Arriba]
¿Qué
versión de SUMA se utiliza actualmente?
Desde su inicio,
SUMA ha venido evolucionando en diferentes versiones
en una búsqueda constante para satisfacer cada vez
más las necesidades expresadas por los usuarios
que han puesto a prueba la herramienta en diferentes
situaciones de desastre en sus países. La version
actual es la nueva versión 5.2a para Windows (95
o superior, compatible con Windows 2000, NT, ME
y XP), que ha sido presentada oficialmente en Agosto
de 2003.
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¿Cómo
se puede obtener más información?
Para obtener información
adicional de SUMA así como manuales, software, informes
de operaciones, prácticas etcétera, se puede consultar
otras secciones de nuestra página Web, de donde
se puede descargar gratuitamente todos estos materiales
en su computadora:
http://www.disaster-info.net/SUMA/
Ahora SUMA esta
también disponible en un CDROM, que incluye todos
los componentes para aprender, enseñar y utilizar
el sistema (software, manuales, materiales de capacitación,
y materiales de referencia).
Para solicitar
este disco u otra información, comunícase con una
de las siguientes oficinas:
PROGRAMA
DE PREPARATIVOS EN CASOS DE DESASTRE OPS/OMS
525
23rd Street, N.W.
Washington,
D.C. 20037-2895, Estados Unidos
Tel.:
+1(202)974-3520
Fax:
+1(202)775-4578
Correo
electrónico: disaster@paho.org /
suma@paho.org
OFICINA
SUBREGIONAL PARA AMERICA DEL SUR DEL PROGRAMA DE
PREPARATIVOS PARA CASOS DE DESASTRE
Av.
Amazonas 2889 y La Granja, Edificio Naciones Unidas
Quito,
Ecuador
Tel.:
(593-2) 246-0274 / 246-0277
Fax
: (593-2) 225-6174
Correo
electrónico: pedecu@ecu.ops-oms.org
OFICINA
SUBREGIONAL PARA AMERICA CENTRAL DEL PROGRAMA DE
PREPARATIVOS PARA CASOS DE DESASTRE
A.P.
3745-1000, San Jose, Costa Rica
Tel.:
(506) 224-6395 / 224-6690 / 224-6941
Fax:
(506) 224-7758
Correo
electrónico: pedcor@racsa.co.cr
OFICINA
SUBREGIONAL PARA EL CARIBE DEL PROGRAMA DE PREPARATIVOS
PARA CASOS DE DESASTRE
P.O.
Box N 508
Bridgetown,
Barbados W.I.
Tel.:
(246) 426-3860
Fax:
(246) 436-9779
Correo
electrónico: disaster@cpc.paho.org
FUNDESUMA
A.P.
114, Plaza Mayor 1225, Costa Rica
Tel.:
(506) 296-2898 / 290-1217
Fax
: (506) 291-0286
Correo
electrónico: funsuma@racsa.co.cr
Internet:
http://www.fundesuma.net
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